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Übersichtliche Ablage, kein unbefugter Zugriff
Schluss mit dem aufwändigen Zusammentragen der Dokumente von übergeordneter Bedeutung, welche verstreut auf den Festplatten der Sachbearbeiter liegen. Syscon DMS verwaltet alle wichtigen Dokumente des Unternehmens zentral und gewährt den Zugriffsberechtigten Einblick.
Metadaten gruppieren Dokumente im selben Kontext, verschaffen den nötigen Überblick und gewährleisten ein schnelles Auffinden der gesuchten Information.
Die verwalteten Dokumente und ihre Metadaten
Syscon DMS verwaltet SBS-Dokumente und solche aus anderen Quellen. SBS-Dokumente sind Offerten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und weitere im ERP-System aufbereitete Drucksachen. Dritt-Dokumente, verwaltet als "Diverse Dokumente", sind Bilder, Pläne, Briefe usw., welche in elektronischer Form vorliegen.
Maske: Definition von diversen Dokumenten
All diesen Dokumenten werden Metadaten zugeteilt und damit abgelegt. Für SBS-Dokumente sind dies Auftrag, Datum, Kunde, Projekt, Rechnung, Suchbegriff, Vertreter und Titel. Dritt-Dokumente erhalten die gleichen Angaben, ausser einen Titel, der durch einen Kurzbeschrieb ersetzt wird.
Die Teilbereiche
Import der Dokumente
Dokumente aus Syscon SBS werden automatisch in die Verwaltung importiert, wenn dies bei der Aufbereitung so bestimmt wird. Die Zuordnung der Metadaten hängt von der Art des Dokuments ab und erfolgt auch automatisch.
"Diverse Dokumente" werden einzeln in die Dokumentverwaltung eingefügt. Dafür müssen sie im Datenverzeichnis von Syscon DMS bereit gestellt und von dort mit den zugehörigen Metadaten einzeln importiert werden.
Abruf und Bearbeitung
Die verwalteten Dokumente und die dazugehörigen Metadaten können jederzeit zur Ansicht abgerufen, bei Bedarf abgeändert oder gelöscht werden.
Maske: Abruf, Öffnen und Ändern von verwalteten Dokumenten
Die Auswahl erfolgt über die Metadaten, welche die gesuchte Information umschreiben. Sie listet alle Dokumente auf, die im vorgegebenen Kontext stehen. Aus dieser Liste wird das gewünschte Dokument abgrufen und kann dann am Bildschirm geöffnet, abgeändert und auch wieder gespeichert werden.
Neben der erwähnten manuellen Löschung lassen sich Dokumente auch automatisch löschen. Wann die automatische Löschung erfolgen soll, wird über die Dokumentengruppen bestimmt.
Übersichten
Die Listen mit den verwalteten Dokumenten sind entweder nach Suchbegriff oder nach Projekt gruppiert. Mit Hilfe der Metadaten lässt sich Umfang soweit eingrenzen, dass die Übersicht zum Fall bezogenen Aktenverzeichnis wird.
Auszug aus einer Übersicht nach Suchbegriffen
Dokumentation
Eine detaillierte Beschreibung von Syscon DMS - die Dokumentverwaltung steht als pdf-Datei zum Download bereit.