Maske: Erfassung einer Hauptbuchbuchung

Manuelle Buchungen

Die Erfassung der manuellen Buchungen wird in zwei bis vier Masken vorgenommen. Zuerst muss in der ersten Maske ein neuer Buchungskreis eröffnet oder ein bestehender am Bildschirm aufgesetzt werden. Danach wird in die Maske für die Hauptbuchbuchung verzweigt. Nach Eingabe dieser Buchung verlangt das System, je nach Buchungsart, einen Wechsel in die offenen Posten oder die Kostenrechnung. Das mit der Hauptbuchbuchung angesprochene Konto bestimmt, ob und wenn ja in welche weitere Maske zu wechseln ist.

Buchungskreise

Im Buchungskreis werden die für alle zusammen gehörenden Buchungen gültigen Angaben wie das Geschäftsjahr, der Belegkreis, Belegnummer und Buchungsdatum und die Steuerart für die Mehrwertsteuer festgehalten. Der Buchungskreis kann nur abgeschlossen werden, wenn alle dazu gehörenden Buchungen korrekt eingegeben sind.

Hauptbuch

Hauptbuchbuchungen werden auf Hauptbuch- sowie auf Debitoren- und Kreditorenkonti verbucht. Diese Konti können innerhalb des gleichen Buchungskreises verwendet werden.

Die Buchungen für die Mehrwertsteuer werden automatisch generiert. Fremdwährungsbuchungen werden nach dem Valutaausgleichsprinzip ausgeführt und die Buchungen für den Valutaausgleich automatisch aufgesetzt.

Hauptbuchbuchungen können nur abgeschlossen werden, wenn Soll und Haben innerhalb des Buchungskreises ausgeglichen sind.

OP-Buchungen

Neue offene Posten werden anhand der Hauptbuchbuchung automatisch aufgesetzt und können mit Zahlungsfristen und weiteren Angaben ergänzt und eingefügt werden. Bestehende Posten können zum Ausgleich abgerufen und als ausgeglichen oder teilbezahlt gekennzeichnet werden.

Die Maske wird durch eine Debitoren- oder Kreditorenbuchung im Hauptbuch freigegeben, und das System kontrolliert, dass im Hilfsbuch der gleiche Betrag verbucht wird. 

Kostenrechnung

Wenn die Kostenrechnung aktiv ist, werden die Maske und die zugelassenen Kostenrechnungskonti aufgrund der verwendeten Hauptbuchkonti freigegeben. Die Kostenstelle kann aus einer Dropdownliste ausgewählt werden.

Das System kontrolliert, dass der im Hauptbuch verbuchte Betrag korrekt in die Kostenrechnung übertragen wird.

Hilfen

Zur Kontrolle, ob die manuellen Buchungen korrekt ausgeführt sind, dient eine Übersicht über offene Buchungskreise. Beim Buchen können Standardtexte abgerufen werden. Mit Belegkreisen wird eine übersichtliche Gruppierung der Buchungen ermöglicht. 

Automatische Buchungen

Automatische Buchungen entstehen in anderen Applikationen, zum Beispiel im Verkauf, wo mit der Fakturierung gleichzeitig auch die Buchungen für das Rechnungswesen aufbereitet werden. Syscon Bücher bietet dafür eine Schnittstelle, aus welcher die Daten im Rechnungswesen verbucht werden können, unabhängig vom Ablauf in der anderen Applikation.

Andere Beispiele für automatische Buchungen sind ESR-Zahlungen, die von den Banken und von der Post bereitgestellt werden oder Saldovortragsbuchungen zur Eröffnung eines neuen Geschäftsjahres.

Interfib

Das Interfib ist die Schnittstelle, aus der Buchungen aus anderen Applikationen ins Rechnungswesen übertragen werden. Beim Import werden automatisch Buchungskreise gebildet und aufgrund ihrer Buchungsart werden die Buchungen ins Hauptbuch, in die OP-Buchhaltung und die Kostenrechnung übertragen.

Zu Kontrollzwecken können die im Interfib bereit stehenden Buchungen ausgedruckt werden.

Jahresende

Ist ein neues Geschäftsjahr eröffnet, können die Saldi der Bilanzkonti des Vorjahres automatisch ins neue Buchungsjahr übertragen werden. Wird der Saldovortrag provisorisch durchgeführt, kann er wiederholt werden, andernfalls wird das Vorjahr abgeschlossen. Die Eröffnungsbuchungen werden in einem speziellen Journal ausgewiesen.

ESR-Zahlungen

Die von den Banken und der Post elektronisch bereit gestellten Zahlungseingänge, werden direkt aus der zur Verfügung gestellten Datei verarbeitet.

Zahlungen, welche mit dem Ausstand übereinstimmen, oder innerhalb einer tolerierten Abweichung liegen, werden automatisch in Hauptbuch und OP-Buchhaltung verbucht. Zahlungen mit Differenzen werden als "Differenz" ausgewiesen und Zahlungen, die nicht zugeordnet werden können, den "Nachforschungen" zugeteilt. Beide verweisen auf den gemeldeten Zahlungseingang, um die nötigen Abklärungen zu vereinfachen.

Zu Kontrollzwecken wird für jede Verarbeitung eine Zusammenfassung abgelegt, die jederzeit zur Einsicht abgerufen werden kann.