Bestellungen erfassen

Die Erfassung einer Bestellung besteht aus vier in sich geschlossenen Arbeitsschritten. Sie umfasst die Eingabe des Bestellkopfs, die Erfassung der Adressen, der Bestellpositionen und des Schlusstextes.

• Kopf der Bestellung
  

  In diesem Teil werden alle Angaben erfasst, welche die Bestellung als Ganzes betreffen. Neben dem Lieferanten sind im Bestellkopf Angaben für Rückfragen, der Liefertermin, Rabatte und Zahlungsbedingungen, die Versandart und Angaben zur Verrechnung der verschiedenen Zuschläge enthalten.

• Adressen
  

  Die Adresse wird aufgrund der Vorgabe des Lieferanten automatisch aufgesetzt und kann in diesem Teil bestellungsbezogen angepasst werden.

Der Bestellkopf wird im Menu über Bestellungen erfassen aufgerufen.

Maske: Bestellkopf

• Bestellpositionen
  

  Hier werden alle Positionen erfasst, welche in der Bestellung enthalten sind:

  Einzelartikel und Endprodukte von Stücklisten mit den darin enthaltenen Bau- und Einzelteilen, welche zur Berechnung des Werts der Bestellung benötigt werden sowie

  Texte, welche Zusatzangaben zu den Positionen liefern, die verrechnet werden.

• Schlusstexte
  Schlusstexte sind Informationen, welche erst nach dem Auftragswert auf dem Dokument aufgeführt werden. Sie können aus Standardtexten ausgewählt und eingefügt oder einmalig nur für einen Auftrag erfasst werden.

Die Erfassung der Bestellpositionen wird im Bestellkopf über den Knopf "Positionen" ausgelöst.

Maske: Bestellpositionen

Preise

Rabatte und Zuschläge

Für die Verrechnung eines Artikels können drei Preise zur Anwendung kommen:

• Standardpreis
  Der Standardpreis wird für jeden Einkaufsartikel in der Buchhaltungswährung festgelegt. Für Bestellungen in einer anderen Währung wird er bei der Erfassung automatisch in die Währung des Lieferanten umgerechnet.
• Preislistenpreis
  Dieser Preis ist in der Preisliste des Lieferanten enthalten. Die Währung entspricht der Währung des Lieferanten.  
• Kalkulationspreis
  Der Kalkulationspreis ist das Resultat der Preisberechnung für Endprodukte, deren Zusammensetzung aus Bau- und Einzelteilen mit Hilfe von Stücklisten definiert wird. Er wird aus der Summe aller Beträge der im Endprodukt enthaltenen Teile ermittelt.  

Bei der Preisauswahl hat der Preis aus einer Preisliste Vorrang gegenüber einem Standardpreis.

Dem Lieferanten können zwei Rabatte vorgegeben werden: Der Lieferantenrabatt und der Folgerabatt. Beide werden auf dem Warenwert der Bestellung berechnet, der Folgerabatt nach Abzug des Lieferantenrabatts.

Artikelrabatte werden auf dem Wert der rabattberechtigten Bestellposition berechnet. Bestimmt werden sie mit Hilfe von Rabattgruppen und Rabattstaffeln. Rabattgruppen sind dem Lieferanten zugeordnet, Rabattstaffeln sind mit den Gruppen verbunden. Aufgrund der Rabattgruppe, die den bestellten Artikel enthält und die dem Lieferanten zugeteilt ist, wird der Rabattsatz aus der dazu gehörigen Staffel ausgewählt und als Positionsrabatt eingesetzt. 

In einer Bestellung können Zuschläge für Transportkosten und Kleinmengen berücksichtigt  werden. Beide werden als Prozente, welche auf dem Warenwert der Bestellung berechnet werden, oder als feste Beträge bestimmt. Es besteht die Möglichkeit die Ansätze nach Wert oder Gewicht zu staffeln. Die Definitionen für die Berechnung der Zuschläge werden individuell für jeden Lieferanten vorgegeben.

Liste: Transportkostenzuschläge

Kopieren und Importieren

Mit der in der Applikation enthaltenen Kopierfunktion kann eine bestehende Bestellung mit allen Positionen und Texten automatisch auf den gleichen oder einen anderen Lieferanten ausgestellt werden. Nur die Mengen werden nicht automatisch eingefügt. Der manuelle Erfassungsaufwand reduziert sich daher auf die Eingabe der Bestellmengen.

Die Importfunktion dient der Umwandlung eines Verkaufsauftrags in eine externe Bestellung. Aufgrund der Verkaufsartikel werden automatisch die entsprechenden Einkaufsartikel ausgewählt und als Bestellpositionen eingefügt. Die Kundenangaben werden durch die benötigten Angaben über den Lieferanten ersetzt.  

Dokumente

In der Bestellungsabwicklung können folgende Dokumente aufbereitet und gedruckt werden:

• Externe Bestellung

  Es bestehen Standardformulare, oder auf Wunsch können individuell gestaltete Formulare bedruckt werden.
  

• Interne Bestellung
  Dieses Dokument dient als interner Produktionsauftrag. Wenn Endprodukte darin enthalten sind, werden auch alle dazu gehörigen Bau- und Einzelteile ausgewiesen.

Ausdruck: Externe Bestellung

Übersichten

Eine Kontrollliste weist Bestellungen aus, die gesperrt sind, keine Artikelpositionen oder Positionen mit Rückstand aufweisen.

Die Bestellübersicht nach Artikeln weist alle bestellten Artikel aus. Für jeden Artikel werden die laufenden Bestellungen und für jede Bestellung die bestellte Menge, Angaben zur Bestellung und zum Lieferanten sowie der Bestellbetrag angezeigt. Die Bestellmengen und -beträge werden zudem pro Artikel auch als Total ausgewiesen. Die Bestellrückstände nach Artikeln sind gleich aufgebaut. Die Liste enthält jedoch nur Bestellpositionen, die im Rückstand sind.

Rückstände und Abschluss

Beim Verbuchen der Lieferung werden alle erledigten Bestellpositionen aus der Bestellung entfernt. Bei unvollständig ausgelieferten Bestellungen werden die verbleibenden Positionen automatisch in Rückstand gesetzt.

Artikeldisposition

Die Artikeldisposition berücksichtigt für die Bedarfsermittlung

• Aktuelle Bestandes- und Rückstandsmengen

• Bestätigte Verkaufsmengen

• Bestellte Einkaufsmengen

• Mindestmengen für Bestand und Bestellung

Aktuelle Bestandes- und Rückstandsmengen werden in die laufende Kalenderwoche eingeordnet, ebenso die Mengen aus Auftragbestätigungen und Bestellungen mit abgelaufenen Terminen. Die Verkaufs- und Einkaufsmengen, deren Termine noch nicht abgelaufen sind, werden nach Kalenderwochen zusammengefasst.

Ausdruck: Artikeldisposition

erp/ekl