Syscon DMS führt eine zentrale Ablage für Dokumente, die mit Syscon SBS Produkten erstellt werden und solchen anderen Ursprungs. Dokumente aus Syscon SBS werden automatisch abgelegt und verwaltet, solche anderen Ursprungs können importiert werden.

Den Überblick über die Ablage bietet Syscon DMS anhand von Metadaten, welche die gespeicherten Dokumente, die in einem bestimmten Kontext stehen, zusammenfassen. So ist ein schnelles Auffinden der gesuchten Information gewährleistet und die Informationsfülle beschränkt sich auf den vorgegebenen Kontext.

Syscon DMS gewährt Einblick wem Einblick gebührt

Schluss mit dem aufwändigen Zusammentragen der Dokumente von übergeordneter Bedeutung, welche verstreut auf den eigenen Festplatten der jeweiligen Sachbearbeiter liegen. Syscon DMS verwaltet alle Dokumente zentral, die für das Unternehmen von Belang sind und gewährt jedem Zugriffsberechtigten im Unternehmen Einblick.

Über Suchbegriffe - Stichworte zur jeweils betroffenen Sache - und andere Metadaten liefert Syscon DMS den Überblick über die verfügbaren Informationen in einem bestimmten Kontext. Die strukturierte Ablage stellt sicher, dass nur berechtigte Personen die gespeicherten Daten einsehen können und die indexgestützte Dokumentensuche sorgt für ein schnelles Auffinden der gesuchten Information.

Die Ablage

Alle unter Syscon DMS verwalteten Dokumente werden auf dem Server im DMS-Hauptverzeichnis gespeichert. Der Zugang zu diesem Verzeichnis ist grundsätzlich allen Mitarbeitern offen, die berechtigt sind, mit Syscon DMS Dokumente zu verwalten.

Auszug aus dem DMS-Verzeichnis

Für die physische Ablage werden gleichartige Dokumente in Dokumentgruppen zusammengefasst, welche der Strukturierung des DMS-Hauptverzeichnisses dienen und dadurch die Zugriffsberechtigung einschränken lassen. Der Zugriff auf Dokumente der Gruppe Buchhaltung zum Beispiel kann so auf einige ausgewählte Mitarbeiter der Finanzabteilung beschränkt werden.

Die verwalteten Dokumente und ihre Metadaten

Mit Syscon DMS werden unter Syscon SBS erstellte, wie auch Dokumente aus anderen Quellen verarbeitet. Sie werden mit ihrer Bezeichnung, einem Kurzbeschrieb und der ihnen zugeteilten Dokumentgruppe in der Dokumentenverwaltung abgelegt.

Dokumente aus Syscon SBS können Offerten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc sein. Bei den Dokumenten aus anderen Quellen handelt es sich um Bilder, Pläne, Briefe, eMails etc, die in elektronischer Form vorliegen. Sie werden als "Diverse Dokumente" verwaltet. Für beide Arten werden Metadaten bestimmt, die mit den Dokumenten abgelegt werden.

Auszug aus der Maske zur Definition von diversen Dokumenten

 

Metadaten für SBS-Dokumente sind Auftrag, Datum, Kunde, Projekt, Rechnung, Suchadresse, Suchbegriff, Vertreter und Ttitel. Mit Ausnahme des Titels werden die gleichen Angaben auch für die diversen Dokumente verwendet. Der Titel wird durch den Kurzbeschrieb ersetzt.

Import der Dokumente

Dokumente aus Syscon SBS werden automatisch in die Verwaltung importiert, wenn dies bei der Aufbereitung so bestimmt wird. Die Zuordnung der Metadaten ist abhängig vom Dokumenttitel und erfolgt auch automatisch.

"Diverse Dokumente" werden manuell in die Dokumentverwaltung eingefügt. Sie müssen im Datenverzeichnis von Syscon DMS bereit gestellt und mit den zugehörigen Metadaten einzeln importiert werden.

Abruf und Bearbeitung von DMS-Dokumenten

Dokumente, die mit Syscon DMS verwaltet werden, können jederzeit zur Ansicht abgerufen, bei Bedarf abgeändert oder auch gelöscht werden, und auch die zugehörigen Metadaten lassen sich dabei ändern.

Maske für Abruf, Öffnen und Ändern von verwalteten Dokumenten

Die Auswahl erfolgt über die Metadaten, welche die gesuchte Information umschreiben. Sie listet alle Dokumente auf, die im vorgegebenen Kontext stehen. Aus dieser Liste wird das gewünschte Dokument abgrufen und kann dann am Bildschirm geöffnet, abgeändert und auch wieder gespeichert werden.

Neben der erwähnten manuellen Löschung lassen sich Dokumente auch automatisch löschen. Wann die automatische Löschung erfolgen soll, wird bei der Definition der Dokumentgruppen bestimmt. 

Übersichten

Übersichten über die mit Syscon DMS verwalteten Dokumente sind entweder nach Suchbegriffen oder nach Projekten gruppiert. Mit Hilfe der Metadaten lässt sich Umfang soweit eingrenzen, dass die Übersicht zum Fall bezogenen Aktenverzeichnis wird.

Auszug aus einer Übersicht nach Suchbegriffen

erp/dms